PPT使用技巧

PPT模板使用技巧

　幻灯片是PPT中比较重要的元素，关于它的技巧也相当多，笔者在此作了一些搜罗。希望对大家有所帮助。由于技巧较多，因此分为上、中、下三部分陆续刊登。这里刊登的是第一部分。

　应用多彩的背景

　PowerPoint中拥有很多设计模板，并提供了不少漂亮的背景，选择“格式”→“背景”，再选中“忽略母版的背景图形”复选框。如果只是想选择颜色来填充，只要单击弹出式下拉菜单，选择“填充效果”，当然也可选择“其他颜色”。如果还想更漂亮点，那就在弹出对话框中的过渡、纹理、图案、四个标签中来选择。设置完成后，只要单击“确定”，然后再单击“应用”就可以了。

　让幻灯片自动播放

　先打开幻灯片，再把它打包成EXE文件。需要注意的是，在打包时，一定要包含链接媒体文件，并嵌入字体，这样可以保证演示文稿中涉及的、动画、声音都能够进入打包文件，嵌入字体意味着文稿中所使用的字体在其他微机上也能正确显示。同时，当询问是否包含播放器时，选择“是”按钮。双击打包生成后的pngsetupexe 文件，进行解包，并把解压出来的ppview32exe、slideshowpps（slideshowpps是需要放映的幻灯片）等文件放到一文件夹下，然后再在该文件夹下新建一个autoruninf文本文件，输入如下内容：

　[AUTORUN]

　OPEN=ppview32exe slideshowpps

　ICON=ppview32exe

　接着，把ppview32exe、slideshowpps和autoruninf文件刻到光盘的根目录，这样刻录出来的光盘，一插入到光驱中，就会自动播放其中的幻灯片。

　自动更新幻灯片日期和时间

　通过下面的技巧，可把日期或时间插到页眉与页脚中，还能自动更新：单击“视图”→“页首与页尾”，并单击弹出对话框中的“幻灯片”标签，再选中“日期与时间”复选框，然后选择“自动更新”单选按钮，保存演示文件。以后每次打开文件，系统就会自动更新日期与时间。你还可以选中“标题幻灯片中不显示”复选框，这样可以在标题幻灯片中隐藏“页眉与页脚”的设置。

　借用另一幻灯片中配色方案

　如果想使用另一幻灯片中的配色方案，可这样操作：先把两个演示文稿文件打开，然后选择“窗口”→“全部重排”。同时，在两个演示文稿的普通视图中都使用“幻灯片”标签。切换到配色方案较好的演示文件窗口，再单击“常用”工具栏的“格式刷”按钮。然后单击第二个演示文稿窗口，最后单击要应用方案的幻灯片即可。

　让幻灯片循环播放

　如想让幻灯片播放到结束后，自动回到开头，重新开始播放，先打开想要播放的幻灯片，选择“幻灯片放映”→“设置放映方式”，然后在弹出的对话框中选中“循环放映，按Esc键终止”复选框。单击“确定”关闭对话框即可。

　防止更改文稿

　选择“幻灯片放映”→“设置放映方式”，然后在弹出的对话框中选中“在展台浏览（全屏幕）”，这样可使演示文稿循环放映，还能防止更改演示文稿。

　让幻灯片自动切换

　在PowerPoint中，可为每个幻灯片设置相应时间，让它到达预定时间后自动切换而无需手工单击切换：先在普通视图中选中幻灯片，再选择“幻灯片放映”→“幻灯片切换”，在“换片方式”下，选择“每隔”复选框，再输入要幻灯片在屏幕上显示的秒数即可。

　改善幻灯片放映性能

　如果机器配置不是很好，那放映幻灯片时可能会出现停顿现象，甚至花屏。这时，可启动硬件图形加速，并以此来改善幻灯片放映性能：选择“幻灯片放映”→“设置放映方式”，再选中“使用硬件图形加速”复选框，单击“确定”关闭对话框即可。

　减少色深以达最佳性能

　右击桌面，选择“属性”，再在“颜色”下拉列表中单击“增强色（16 位），再单击“确定”即可让PowerPoint使用16位色深，这样能获得最佳性能了。

　自由设置幻灯片分辨率

　先打开“设置放映方式”设置对话框，然后在“幻灯片放映分辨率”框的列表中单击相应的分辨率即可（如640×480）。单击“确定”关闭对话框。这样做也可以改善幻灯片放映的性能。

　尽量不要使用红绿色

　目前色盲最常见的就是红绿色盲。因此，为照顾这些用户，在设计幻灯片时要加以注意，尽量不要使用红绿来配色。如实在需要，可在绿色中掺放蓝色，因为大多数的红绿色盲可以识别蓝色和红色。

　采用窗口方式播放

　默认情况下，PowerPoint采用的是全屏模式播放。不过，还可以采用窗口模式或使用小屏幕模式来播放。如果想采用窗口播放模式，只要按下Alt键，然后单击演示文稿窗口左下角的“幻灯片播放”按钮即可。

　采用小屏幕模式播放

　如果想采用小屏幕播放模式来播放幻灯片，可按下Ctrl键不松开，再单击演示文稿窗口左下角的“幻灯片放映”按钮，这时启动的幻灯片放映模式是与全屏放映模式的操作完全一样的小屏幕放映模式。

　自由定制播放方式

　如果按下Shift键，单击演示文稿窗口左下角的“幻灯片放映”按钮，会弹出“设置放映方式”的对话框。在这个对话框中，勾选“观众自行浏览（窗口）”复选框，再单击“确定”后，再单击演示文稿窗口左下角的“幻灯片放映”（或按F5键），会启动幻灯片的窗口放映模式。

　让多张幻灯片应用切换效果

　有时可能在制作演示文稿时希望多张幻灯片同时应用一种过渡效果，选择“视图”→“幻灯片浏览”，并在左边的浏览窗口中按下Ctrl键，然后用鼠标左键逐个单击选择 希望使用同一效果的幻灯片，然后选择“幻灯片放映”→“幻灯片切换”，在“幻灯片切换”任务窗格中设置相应的切换效果即可。

　快速显示黑白屏

　在做演示时，可能会有些人要提问，而这些正好与正在放的这张幻灯片无关。为了吸引的注意力，只要按下B键就可以切换到“黑屏”了，如果按W键就可以切换到“白屏”，按下除B、W、Print Screen、Scroll Lock、Pause/Break外的其他任意键将恢复到幻灯片放映视图。

　随时使用画笔

　PowerPoint可以让在播放幻灯片时，随时用鼠标像在画布上使用画笔一样来进行勾划，非常适合演示。只需在播放幻灯片视图中右击，选择“指针选项”，再选择“绘图笔”，就能在幻灯片上画图或写字了。还可以选择“绘图笔颜色”，从九种颜色的“画笔”中选择醒目的颜色。擦“黑板”的操作就更方便了，只要按E键便全部擦净。

　播放幻灯片时隐藏鼠标

　在想要隐藏鼠标时，只须简单的按下键盘的A键或＝键。再按一次就可以显示鼠标。

　快速回到第一张幻灯片

　如果在播放幻灯片时，按下Home键即可快速切换到第一张幻灯片，如果同时按下鼠标左右键，则可保持幻灯片两秒。

　直接跳转到某张幻灯片

　可以在播放幻灯片时，键入一个数字，比如18，然后按下Enter就可以跳到第18张幻灯片了。

　快速启动幻灯片播放

　如果已经制作完成了幻灯片，以后再用到时只是播放幻灯片，而不用修改它。那可以选择“文件”→“另存为”，并在打开的窗口中选择保存幻灯片类型为“PowerPoint放映（pps）”。以后在“资源管理器”中双击该文件，PowerPoint就会自动播放该幻灯片，而不是打开它来编辑。

　循环播放动画

　有时，设计了动画，可能希望它能一直循环播放，此技巧不仅能实现这个目的，而且还能自由选择结束循环的方法：选择“幻灯片放映”→“自定义动画”，再单击要更改计时的项目，然后单击箭头，选择“计时”。如果希望动画重复指定的次数后停止，可以输入一个数值；如果你希望动画重复直到单击幻灯片时停止，请单击“直到下一次单击”；如果希望动画重复播放直到幻灯片上所有其他动画结束，请单击“直到幻灯片末尾”。设置完以后，单击“确定”关闭对话框即可。

　让多个动作连续进行

　如果在一张幻灯片上制作了多个动作以后，可能需要几个动作连续进行，如果靠用鼠标单击来触发，往往会控制不好，使得动作效果不好。PowerPoint中提供了使几个动作自动连续进行的方法：

　在制作完当前幻灯片上所有动作后，如果希望动作二在动作一后自动进行，只需在主窗口右边的任务窗格中单击选择该动作二（如果没有出现任务窗格，只需要用邮件单击一个对象，在弹出菜单中执行“自定义动画”就可以了），然后单击动作二右边的向下箭头，在弹出菜单里执行“从上一项之后开始”。

　如果想连续多个动作，只需要先按下Ctrl键，然后用左键选择所有希望连续的动作，同样运用上面的方法执行“从上一项之后开始”。

　让剪贴画旋转或翻转

　如果在演示文稿中插入剪贴画后，感觉某一部分的角度或方向不适合。这时可以先选中剪贴画，右击，再选择“取消组合”，把它们打散，接着就可以做细致的调整了。

　在PowerPoint中直接访问互联网

　在PowerPoint中，可以直接调用系统中的IE来浏览网页：选择“视图”→“工具栏”→“Web”。这后，在PowerPoint中就出现了Web工具栏，只要在地址栏中键入站点的URL地址，回车，系统就会启动IE，并连接到相应的网站。

　用超级链接做目录

　在PowerPoint中，可以对文字做一些超级链接，从而建立很实用的目录。只是要注意的是，在设置超级链接时，不要选中文字，而要选中文字所在的文本框，这样可避免字带有下划线的问题：先在PowerPoint中选中文本框，再选择“幻灯片放映”→“动作设置”，如果想单击该文本框后就跳到指定页面，可以选择“单击鼠标”标签，再选择“超链接到”单选按钮，在下拉列表中选择所要跳转的页面。如果希望在鼠标移过该文本框就转到其他页面，则要使用“鼠标移过”选项卡，然后同样指定所要跳转的页面，完成以后单击“确定”返回即可。

　让幻灯片包含其他幻灯片标题

　如果要引入或关闭幻灯片放映的演示文稿，可以在演示文稿中创建包含其他幻灯片标题的幻灯片：先切换到幻灯片浏览视图中，选定要使用其标题的幻灯片。如果要选择多张幻灯片，请按下 Ctrl 键并单击所需的幻灯片，然后在幻灯片浏览视图的“幻灯片浏览”工具栏上单击“摘要幻灯片”按钮即可。

　防止删除幻灯片引用母版

　当想要删除所有遵循某幻灯片母版的幻灯片时，或将另一个设计模板应用于所有遵循这个母版的幻灯片时，PowerPoint会自作主张地删除这个幻灯片的引用母版。如果不想这样做，可以这样来操作：选择“视图”→“母版”→“幻灯片母版”。再在左边的缩略图上，选中要保护的幻灯片母版，在“幻灯片母版视图”工具栏上，单击“保护母版”即可。

　在PowerPoint中使用Excel数据

　在PowerPoint中就可以很方便地嵌入Excel数据表格：在Excel中，选中要复制单元格的区域，选择“编辑”→“复制”。再切换到PowerPoint，再单击要插入单元格的幻灯片或备注页，选择“编辑”→“选择性粘贴”，再选择“粘贴”单选按钮。如果想要粘贴单元格，使得能够像处理一样调整大小和位置，请单击“”；如果要将单元格粘贴为嵌入对象以便在下次仍能够在Excel中继续编辑，请单击“Excel 工作表对象”。选好以后单击“确定”关闭对话框就完成了表格的嵌入。

　链接Excel表格

　此技巧将教会你怎样链接到Excel表格，当Excel表格发生变化时也可以自动更新：先在Excel中保存好相应的表格文件，再选中相应的单元格，按下Ctrl+C键，把它复制到剪贴板中。再切换到PowerPoint，选择“编辑”→“选择性粘贴”，再在打开的对话框中要选择的是“粘贴链接”，然后单击“确定”关闭对话框。

　在PowerPoint中添加组织图

　在PowerPoint中选择“插入”→“图标”，即可向幻灯片中添加相应的组织图。包括组织结构图、循环图、射线图、棱锥图、维恩图、目标图等，利用这些组织图可以使原本枯燥的概念性资料变得非常生动。

　更改组织图大小

　用鼠标选中组织图，其外围就会出现尺寸控点，通过鼠标就可以更改组织图的大小。可以使用调整大小命令调整图标，将绘图区域扩大以便得到更大的工作空间；或通过使边框离图标更近以去掉额外空间。

　个性化组织图

　用鼠标选中组织图，可以使用预设样式格式化整个图标。

　在幻灯片中使用动作按钮

　PowerPoint全面支持按钮交互，可在幻灯片使用各种各样的动作按钮，如“下一步”、“上一步”、“退出”等：先选中要放置按钮的幻灯片，选择“幻灯片放映”→“动作按钮”，再选择所需按钮。等光标变成十字状时，按下鼠标，拖出一个按钮，然后把它命名为“打开某文件”。在画完后，PowerPoint会弹出一个“动作设置”对话框。可以按照自己的喜好选择使用“鼠标单击”或者“鼠标移过”交互类型，然后选择“超链接到”单选按钮，再单击右边箭头选择所需的链接。同时，也可以选中“播放声音”复选框，然后再在右边的下拉列表中选择想要播放的声音，如“吹号”。完成设置后，单击“确定”关闭对话框。

　在母版中加入动作按钮

　如果正在使用幻灯片母版，也可以在母版中加入动作按钮，而且该按钮可以在整个演示文稿中使用。选择“视图”→“母版”→“幻灯片母版”，然后再自行添加即可。

　复制其他演示文稿中幻灯片

　通过PowerPoint中的“幻灯片搜索器”，可快速从其他演示文稿中复制幻灯片：在普通视图中的“幻灯片”窗口中，选中将要复制的幻灯片，再选择“插入”→“幻灯片（从文件）”。在弹出的“幻灯片搜索器”对话框中，单击“浏览”查找文件，在“浏览”对话框中选择文件，再单击“打开”。 如希望幻灯片能保持当前的格式，在“幻灯片搜索器”对话框中选中“保留源格式”复选框。否则，复制的幻灯片将统一采用将其插入时前一张幻灯片的格式。完成设置后，单击“关闭”关闭对话框即可。

　创建播放列表

　可能很多人不知道，和Winamp一样，PowerPoint本身也支持播放列表：启动“记事本”，然后分行键入每篇演示文稿的文件名。

　小提示

　★如果播放列表和播放文件放在同一文件夹下，只要直接键入文件名和文件扩展名即可。

　★如果文件名中有空格，请把文件名引起来，这是Windows内部规定的。

　★如果播放列表和播放文件不在同一文件夹下，则需要键入文件位置的完整路径。

　键入完成后，选择“记事本”窗口中“文件”→“保存”，在弹出对话框中选择保存播放列表的文件夹，在“文件名”框中输入"playlistlst"（注意一定要加上西文引号），最后单击“保存”按钮。

　接下来，只要从office安装文件夹下，找到Ppview32exe程序，再在桌面上为它建立一个快捷方式，并在后面加上playlistlst文件。以后双击桌面上的快捷方式即可播放playlistlst中的文件了。

　不替隐藏幻灯片编号

　默认情况下，PowerPoint并不区分幻灯片。因此，如在幻灯片上添加了幻灯片编号，就会出现幻灯片编号不连接的现象。其实，要避免这种情况也非常简单，只要把所有的隐藏幻灯片放到演示文稿的后面，这样正在放映的所有幻灯片就会连续编号了 ;

PPT制作技巧大全

　现在PPT已经成为我们工作中必不可少的工具，但很多人在制作PPT上依然效率低下，所以加班加点就成了工作的日常。所以想要不加班，那就提高你的ppt制作效率吧。

　1两幅同时动作

　PowerPoint的动画效果比较多，但只能一幅一幅地动作。如果你有两幅要一左一右或一上一下地向中间同时动作，可就麻烦了。其实办法还是有的，先安置好两幅的位置，选中它们，将之组合起来，成为"一张"。接下来将之动画效果设置为"左右向中间收缩"，现在请看一看，是不是两幅同时动作了

　2 滚动文本框的制作

　右击工具栏打开"控件工具箱",再点击文本框,而后从"属性"里面把滚动条打开,在TEXT里面输入文本框的内容(完成)还可以通过"其他控件"中的SHOCKWAVE FLASH OBJECT 实现PPT中加入FLASH。

　3 轻松隐藏部分幻灯片

　对于制作好的powerpoint幻灯片，如果你希望其中的部分幻灯片在放映时不显示出来，我们可以将它隐藏。方法是：在普通视图下，在左侧的窗口中，按 Ctrl，分别点击要隐藏的幻灯片，点击鼠标右键弹出菜单选“隐藏幻灯片”。如果想取消隐藏，只要选中相应的幻灯片，再进行一次上面的操作即可。

　4在PPT演示文稿内复制幻灯片

　要复制演示文稿中的幻灯片，请先在普通视图的“大纲”或“幻灯片”选项中，选择要复制的幻灯片。如果希望按顺序选取多张幻灯片，请在单击时按Shift 键;若不按顺序选取幻灯片，请在单击时按Ctrl键。然后在“插入”菜单上，单击“幻灯片副本”，或者直接按下“Ctrl shift D”组合键，则选中的幻灯片将直接以插入方式复制到选定的幻灯片之后。

　5 Powerpoint自动黑屏

　在用Powerpoint展示课件的时候，有时需要学生自己看书讨论，这时为了避免屏幕上的影响学生的学习注意力可以按一下“B”键，此时屏幕黑屏。学生自学完成后再接一下“B”键即可恢复正常。按“W”键也会产生类似的效果。

　6 将幻灯片发送到word文档

　1、在Powerpoint中打开演示文稿，然后在“文件”菜单上，指向“发送”，再单击“Microsoft Word”。

　2、在“将幻灯片添加到Microsoft word文档”之下，如果要将幻灯片嵌入word文档，请单击“粘贴”;如果要将幻灯片链接到word文档，请单击“粘贴链接”。如果链接文件，那么在Powerpoint中编辑这些文件时，它们也会在word文档中更新。

　3、单击“确定”按钮。此时，系统将新建一个word文档，并将演示文稿复制到该文档中。如果word未启动，则系统会自动启动word

　7 让幻灯片自动播放

　要让powerpoint的幻灯片自动播放，只需要在播放时右键点击这个文稿，然后在弹出的菜单中执行“显示”命令即可，或者在打开文稿前将该文件的扩展名从PPT改为PPS后再双击它即可。这样一来就避免了每次都要先打开这个文件才能进行播放所带来的不便和繁琐。

　8 增加PPT的“后悔药”

　在使用powerpoint编辑演示文稿时，如果操作错误，那么只要单击工具栏中的“撤消”按钮，即可恢复到操作前的状态。然而，默认情况下 Powerpoint最多只能够恢复最近的20次操作。其实，powerpoint允许用户最多可以“反悔”150次，但需要用户事先进行如下设置：在 “工具-选项”，击“编辑”选项卡，将“最多可取消操作数”改为“150”，确定。

　9 PPT中的自动缩略图效果

　你相信用一张幻灯片就可以实现多张的演示吗而且单击后能实现自动放大的效果，再次单击后还原。其方法是：新建一个演示文稿，单击“插入”菜单中的“对象”命令，选择“Microsoft powerpoint演示文稿”，在插入的演示文稿对象中插入一幅，将的大小改为演示文稿的大小，退出该对象的编辑状态，将它缩小到合适的大小，按F5键演示一下看看，是不是符合您的要求了接下来，只须复制这个插入的演示文稿对象，更改其中的，并排列它们之间的位置就可以了。

　10 快速灵活改变颜色

　利用powerpoint制作演示文稿课件，插入漂亮的剪贴画会为课件增色不少。可并不是所有的剪贴画都符合我们的要求，剪贴画的颜色搭配时常不合理。这时我们右键点击该剪贴画选择“显示'’工具栏”选项(如果工具栏已经自动显示出来则无需此操作)，然后点击“”工具栏上的“重新着色”按钮，在随后出现的对话框中便可任意改变中的颜色。

　11 为PPT添加公司LOGO

　用powerpoint为公司做演示文稿时，最好第一页都加上公司的Logo，这样可以间接地为公司做免费广告。执行“视图-母版-幻灯片母版”命令，在 “幻灯片母版视图”中，将Logo放在合适的位置上，关闭母版视图返回到普通视图后，就可以看到在每一页加上了Logo，而且在普通视图上也无法改动它了。

　12 “保存”特殊字体

　为了获得好的效果，人们通常会在幻灯片中使用一些非常漂亮的字体，可是将幻灯片拷贝到演示现场进行播放时，这些字体变成了普通字体，甚至还因字体而导致格式变得不整齐，严重影响演示效果。

　在powerpoint中，执行“文件-另存为”，在对话框中点击“工具”按钮，在下拉菜单中选择“保存选项”，在弹出其对话框中选中“嵌入TrueType字体”项，然后根据需要选择“只嵌入所用字符”或“嵌入所有字符”项，最后点击“确定”按钮保存该文件即可

　13 利用组合键生成内容简介

　我们在用powerpoint2003制作演示文稿时，通常都会将后面几个幻灯片的标题集合起来，把它们作为内容简介列在首张或第二张幻灯片中，让文稿看起来更加直观。如果是用复制粘贴来完成这一操作，实在有点麻烦，其实最快速的方法就是先选择多张幻灯片，接着按下alt shift s即可。

　14 演示文稿中的随时更新

　在制作演示文稿中，如果想要在其中插入，执行“插入--来自文件”，然后打开“插入”窗口插入相应。其实当我们选择好想要插入的后，可以点击窗口右侧的“插入”按钮，在出现的下拉列表中选“链接文件”项，点击确定。这样一来，往后只要在系统中对插入进行了修改，那么在演示文稿中的'也会自动更新，免除了重复修改的麻烦。

　15 快速调用其他PPT

　在进行演示文档的制作时，需要用到以前制作的文档中的幻灯片或要调用其他可以利用的幻灯片，如果能够快速复制到当前的幻灯片中，将会给工作带来极大的便利。

　在幻灯片选项卡时，使光标置于需要复制幻灯片的位置，选择“菜单”中的“幻灯片(从文件)”命令，在打开的“幻灯片搜索器”对话框中进行设置。

　通过“浏览”选择需要复制的幻灯片文件，使它出现在“选定幻灯片”列表框中。选中需要插入的幻灯片，单击“插入”，如果需要插入列表中所有的幻灯片，直接点击“全部插入”即可。这样，其他文档中的幻灯片就为我们所用了。

　16 快速定位幻灯片

　在播放powerpoint演示文稿时，如果要快进到或退回到第5张幻灯片，可以这样实现：按下数字5键，再按下回车键。若要从任意位置返回到第1张幻灯片，还有另外一个方法：同时按下鼠标左右键并停留2秒钟以上。

　17 利用剪贴画寻找免费

　当我们利用powerpoint2003制作演示文稿时，经常需要寻找来作为铺助素材，其实这个时候用不着登录网站去搜索，直接在“剪贴画”中就能搞定。方法如下：插入--剪贴画，找到“搜索文字”一栏并键入所寻找的关键词，然后在“搜索范围”下拉列表中选择“Web收藏集”，单击“搜索”即可。这样一来，所搜到的都是微软提供的免费，不涉及任何版权事宜，大家可以放心使用。

　18 制作滚动文本

　在powerpoint中有时因显示文本内容较多就要制作滚动文本。具体制作方法如下：视图-工具栏-控件箱，打开控件工具箱，点击“文字框”选项，插入 “文字框”控件，然后在幻灯片编辑区按住鼠标左键拖拉出一个文本框，并根据版面来调整它的位置和大小。接着在“文字框”上右击鼠标，选择快捷菜单中的“属性”命令，弹出“文字框”属性窗口，在属性窗口中对文字框的一些属性进行相关的设置。

　设置好后右击“文字框”，选择“文字框对象”中的“编辑”命令，这时就可以进行文字的输入，文本编辑完之后，在文字框外任意处单击鼠标，即可退出编辑状态。一个可以让框内文字也随滚动条拖动而移动的文本框就做好了。

　19 突破20次的撤消极限

　Powerpoint 的“撤消”功能为文稿编辑提供了很大方便。但powerpoint默认的操作次数却只有20次。执行“工具-选择”，击“编辑”标签卡，在“最多可取消操作数”中设置你需要的次数即可。不过要注意，powerpoint撤消操作次数限制最多为150次。

　20 利用画笔来做标记

　利用powerpoint2003放映幻灯片时，为了让效果更直观，有时我们需要现场在幻灯片上做些标记，这时该怎么办在打开的演示文稿中单击鼠标右键，然后依次选择“指针选项-绘图”即可，这样就可以调出画笔在幻灯片上写写画画了，用完后，按ESC键便可退出。

　21 快速调节文字大小

　在powerpoint中输入文字大小不合乎要求或者看起来效果不好，一般情况是通过选择字体字号加以解决，其实我们有一个更加简洁的方法。选中文字后按ctrl ]是放大文字，ctrl [是缩小文字。

　22 计算字数和段落

　执行“文件-属性”，在其对话框中选“统计”选项卡，该文件的各种数据，包括页数、字数、段落等信息都显示在该选项卡的统计信息框里。

　23PPT(PowerPoint)技巧之：使用技巧

　1、打包。"打包"功能用于压缩演示文稿(包括所使用的特殊字体文件、链接的文档和多媒体文件)，帮助用户轻松地复制到软盘上以便携带。打包过程：单击"文件/打包"菜单项→选择需要打包的演示文稿→依"打包"向导的步骤完成打包任务。

　2、将PPT文件的扩展名改为PPS可以将PPS文件可直接播放。

　3、你可能不知道的快捷键：B键：黑屏，W键：白屏，在播放的PPT中使用画笔标记：CTRL P，擦除所画的内容：E键。

　4、F5 放映文档

　5、使用wps2007中的演示文档代替microsoft office的powerpooint，更小，更快!

　24 PPT中如何插入插入SWF(百分之百有效的方法)

　在“视图”菜单上，指向“工具栏”，然后单击“控件工具箱”。

　在“控件工具箱”上，单击“其他控件”(带有锤子和扳手图标的按钮)。

　在列表中，向下滚动并单击“Shockwave Flash Object”，然后将其拖放到幻灯片上以绘制该控件。如果需要调节控件以适应动画的尺寸，则可以各个拖动尺寸柄以调节控件的大小。

　在 Shockwave Flash Object 上单击鼠标右键，然后单击“属性”。

　在“按字母序”选项卡中，单击 Movie 属性。

　在取值栏(Movie 旁边的空白单元格)中，键入要播放的 Flash 文件的完整驱动路径(包括文件名在内。 例如，C\:My Documents\MyFileswf)或统一资源定位器 (URL)。 要设置动画播放的特定选项，请执行以下操作，完成后关闭“属性”对话框：确保 Playing 属性设为 True。该设置使幻灯片显示时自动播放动画文件。如果 Flash 文件内置有“开始/倒带”控件，则 Playing 属性可设为 False。

　如果不想让动画反复播放，请在 Loop 属性中选择 False(单击单元格以显示向下的箭头，然后单击该箭头并选择 False)。

　要嵌入 Flash 文件以便将该演示文稿传递给其他人，请在 EmbedMovie 属性中单击 True。(但是，要运行 Flash 文件，任何运行该演示文稿的计算机都必须注册 Shockwave Flash Object 控件。)

　要运行动画：在幻灯片的普通视图下，单击 PowerPoint 窗口左下方的“幻灯片放映”按钮(或按 F5 键，或在“幻灯片放映”菜单上单击“观看放映”)。

　要退出幻灯片放映并返回普通视图，请按 ESC 键。

　注释 本文所涉及到的第三方产品是由 Microsoft 以外的其他厂商制造的，对于这些产品的性能和可靠性，我们不作任何保证或暗示。

　25 ppt中插入Swf文件，为什么只能播放一遍

　因为你的FLASH有问题，你的FLASH没有设置跳回去的按扭。

　26 ppt中插入的swf文件如何从指定处开始播放

　可以用VBA代码来限制开始播放的帧数，怎么编写VBA代码下面有一段在网上引用的教程：

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1快捷启动PPT

如何在需要打开PPT的时候，1秒启动PPT呢？除了常用的设置PowerPoint软件快捷方式到桌面，还有更快的两种方法。

_第一种方法，就是把PowerPoint软件固定到任务栏。

即使关闭了PowerPoint软件，还会继续保留在任务栏。这样就可以点击一下任务栏里的图标就可以快速启动了哦。

_第二种方法，是设置PowerPoint软件启动快捷键。

点击桌面上PowerPoint软件的快捷方式，右键查看属性，会发现默认快捷键为无，你可以自己设置为“Ctrl+Alt+P”。

上面这两种超简单的方法，你也可以同样用在Word、Excel和其他软件上哦。

2PPT快捷键

PPT中快捷键非常多，相信大家最熟悉的就是Ctrl+A全选、Ctrl+C/Ctrl+V复制粘贴、Ctrl+X剪切这几个。

其实还有升级版的复制粘贴Ctrl+Shift+C（复制格式）/Ctrl+Shift+V（粘贴格式）。按住Shift键插入形状，可以画正圆、正方形、正三角形和直线等。

其他还有组合Ctrl+G，对应的取消组合是Ctrl+Shift+G，F2重命名、F4重复上一步操作、播放一键黑屏B键、播放一键白屏W键，缩小文字Ctrl+[、放大文字Ctrl+]、粗体Ctrl+B、斜体Ctrl+I、下划线Ctrl+U，等等。

3快速访问工具栏

把常用的菜单功能放在快速访问工具栏中，这样用的时候就不用多几次鼠标点击。

在PowerPoint选项中即可添加设置快速访问工具栏中，一般最常使用的就是对齐对象、旋转对象、合并形状和层次调整。

4PPT母版

所谓母版，其实就是PPT所有页面版式和样式的基础。母版幻灯片控制整个演示文稿的外观，包括颜色、字体、背景、效果和其他所有内容。设置好母版，可以让你制作PPT更高效。

设置好之后，可以在PPT编辑页面，点击左侧的预览页，鼠标右键点击，从版式里选择之前设置好的版式。

如果你发现你的PPT上面有logo怎么也删不掉，不用多想七有八九是被放在母版里了，进入母版就可以删除了哦。

除非自己特意设置了母版，一般我做PPT都是使用的默认的母版中的那一页空白版式。因为PPT默认的版式太差了，常常要在编辑页面删除又丑又占地方的占位符，当然如果能充分设置好占位符也会特别好用。

在这里要特别说明的是占位符（母版里自带的虚线框，可以放文本和来固定格式和位置）和文本框（PPT编辑页面菜单插入，只能放文本）是两码事哦！

至于插入页码最省事的办法就是插入页脚中的编号，具体格式和位置你可以在母版中调整。

5默认样式设置

很早之前的PPT软件默认的字体是宋体，后来大概是从office2013开始PPT默认的字体是等线字体。但很多PPTer依然不太喜欢等线字体，同时也因为字体风格偏好和字体版权原因，可以直接设置文字的默认格式，比如为免费可商用的字体思源系列字体。下次再使用就是你设置过的格式，就会很方便。

同样，我们也可以用相同的方法，对形状和对象设置默认的格式。

6主题格式设置

主题样式设置，我一般是在做模板或者给公司做PPT的时候，为了统一整个PPT的风格，尤其是主题色和字体，我会在正式做PPT前设置好PPT主题格式并进行命名。

这样做的好处就是当老板让你PPT整个颜色和字体不太满意时，让你换其他配色样式给他挑选，你可以一秒通过切换主题进行大换脸，省时省心。

7一键替换文本和字体

另外PPT还自带了一键替换字体的工具，就在菜单栏最右侧的“查找”下面的“替换”。点击替换“”可以实现替换文本内容和文字字体。

8两把格式刷

PPT里特别好用的两把刷子，一个格式刷，另一个动画刷。同样的使用技巧，刷子单击应用只能一次，双击后可以连续刷多次。

9吸色器

很多时候，我们看到一些配色特别好的广告平面设计作品，但苦于不知道一些颜色的色值。除了使用QQ截图软件查看色值外，还可以直接把截图放在PPT里，用自带的吸色器直接吸取颜色使用，很方便。

10对齐参考线

如果想把PPT的排版更整齐、布局更合理，尤其是一页PPT堆积了很多元素时，强烈建议开启标尺、网格和参考线。除了直接在菜单的视图里开启外，还可以用快捷键：Alt+F9显示（再按一次隐藏）参考线、Shift+F9显示（再按一次隐藏）网格线。

还有就是不要忘了在开启参考线时，不要忘了勾选智能参考线哦（方便对齐时自动对齐提示）。

对齐工具除了参考线就是对齐按钮了，建议大家在设置快速访问工具栏时直接设置好。

11图层与选择窗格

和PS一样，在PPT里也有图层。如果你对图层没有概念，你可以想象几片玻璃上下叠加在一块的情形。

如果你的PPT页面里上下堆叠的元素图层较少，就可以直接调整上下顺序。但如果较多图层时，就没办法很精准便捷的调整，这个时候选择窗格就显得特别好用。

使用选择窗格可以快速找到当前页面某个你想找到的元素，也可以点击眼睛图标临时隐藏无需修改的元素避免元素过多对操作的干扰。

12PPT自带的截图、录音、录屏

很多时候，我们截图用的都是QQ和微信，但是如果我们不登录这两个软件就没法截图了。这个时候，PPT自带的截图功能可以帮到你。PPT自带的截图功能比较隐蔽，就在菜单栏“插入”中的“屏幕截图”，自带了两个全屏的窗口快捷截图，点一下就瞬间粘贴到了PPT里。

不过我不推荐使用这个全屏截图，因为我们很多时候截图只是需要截屏幕的一部分而不是全屏。那我们该怎么办呢，再点击“屏幕剪辑”就好了，可以自由选择截图区域位置，然后秒粘贴到PPT里。

另外还在菜单栏“插入”里带有录制音频和屏幕录制功能。

13翻译工具与简繁体转换

14幻灯片分节管理

如果我们做的PPT页数比较多，可以进行章节划分进行区分和定位，即分节管理。选中你要增加节的幻灯片，点击菜单栏“节”，在弹出的菜单中选择“新增节”即可。

设置新增节后，还可以对设节的幻灯片进行重命名、删除节、删除所有节、全部折叠、全部展开操作。进行节管理后的效果：

15幻灯片比较合并

如果你先后做了两个版本的PPT，想找出两个PPT修改的不同地方，或者想将两个不同的PPT合并在一起，该怎么办呢？当然是有办法的，那就是用审阅—比较—选择合并文件的功能。

不但能将两个PPT合并在一起，还可以在右侧边栏里看到修改的信息。

16别弄混了PPT组合功能

关于组合功能，在前面的PPT快捷键里有讲到，组合Ctrl+G，对应的取消组合是Ctrl+Shift+G。组合的作。用在于把多个元素变成一个捆绑体（还可以解绑）以便对这些元素整体进行移动操作。

如果你不能理解，你可以想象你买了一箱方便面，里面有二十多袋，每个袋子里面有面饼和调料。组合就相当于把面饼和调料包裹起来的方便面包装袋。要知道包装的作用不只是在外面印刷广告信息，本质上是为了承载分割独立的产品和整体打包运输。

另外PPT里还有一个“组合”，但是这个“组合”是合并形状（又称布尔运算）中的功能之一，就是把同时选中的两个形状合成一个形状，但是两个形状重叠的部分被去掉了，而且这个操作不可逆，组合后的形状无法再拆分成独立的原样（除非撤销上一步操作）。

17放映时不播放动画

如果你在PPT里设置了很多炫酷的动画，恰好赶上放映PPT时间很紧，根本来不及展示，这个时候，你可以在播放时选择“放映时不加动画”，这样整个PPT就是静态的了。

在这里再重复一下投影播放PPT的一些快捷键，Alt+F5使用演讲者视图，F5从头播放、Shift+F5播放当前页，播放一键黑屏B键、白屏W键。

Win+P用来投影扩展屏幕：

18PPT保存于恢复管理

之前已经讲过PPT自带导出PDF、视频功能，以及“PPT后悔药”：设置PPT选项中的“高级”—可撤销次数为150）、选项中的“保存”—保存自动恢复信息时间间隔为1分钟。

如果正在做PPT出现了电脑突然死机或重启，最近修改的PPT文件该怎么恢复呢？重新打开PPT软件，点击“文件”出现侧边栏“信息”，就可以看到“管理演示文稿”中最近自动恢复的几个不同版本，最大程度上挽救你的工作成果。

另外点击“保护演示文稿”还可以设置PPT打开密码，保护你的文件隐私不被泄露。

当然，即使可以这样找回恢复，但还是建议大家多用“Ctrl+S”及时保存，注意检查演示文稿的兼容性哦，勾选保存预览。

此外还可以嵌入特殊字体，以便在其他没有安装这些特殊字体的电脑上正常放映你的PPT（特别说明：部分字体有版权限制可能会无法嵌入）。

19PPT压缩

如果你设计的PPT文件过大，就需要对PPT进行压缩。

_压缩：

一般在一个PPT中占用质量较多的可能是质量过大，可以直接对进行压缩。勾选去掉“仅用于此”，同时选择150ppi分辨率即可。

_压缩多媒体：

除了压缩，还可以压缩嵌入的多媒体文件，比如音频和视频等。

_整体压缩：

在PPT的选项中“高级”进行图像大小和质量的设置，比如取消勾选“不压缩文件中的图像”和调低默认分辨率（150ppi已经足够了）。另外还可以通过删减母版多余版式来减少文件质量。

_软件压缩：

另外就是使用PPT压缩软件进行PPT压缩，比如PPTminimizer。下图为试用的英文版，大家可以自行在网上下载中文简体版的。

20提取PPT中的素材

我们如何提取一份PPT中的多媒体资源呢，比如、音频、视频？

_解压法

办法有两种，第一种就是通过解压的方式。

首先，改文件后缀名。将原来的文件后缀（文件扩展名）名pptx改成zip。这里要注意的是，需要在资源管理器里先打开“查看”中的勾选“文件扩展名”后进行修改才有效，不然只是单纯的文件重命名是无用的，我们是修改扩展名不是简单的给文件改个名字。

改的过程中会提示，“如果改变文件扩展名，可能会导致文件不可用，确实要更改吗？”点击“是”。

然后对刚刚的Zip文件用解压软件解压，即可在其中找到media文件夹，里面就是我们要提取的素材。

这种操作方法是可逆的，提取完之后，把后缀重新改回“pptx”，就恢复成原来的PPT了。当然你也可以直接对PPT建立副本，把副本修改文件扩展名后缀进行解压提取，这样就不用再改回来了。

不过总的说来，这种操作办法还是比较繁琐的，毕竟有另一种更高效的办法，这里就给大家介绍一下。

在PowerPoint软件中有非常多的隐藏功能，这些隐藏功能可以给我们提供便利。

今天就来盘点一下PPT里有哪些隐藏功能，90%的人都不知道却能够缩短制作时间、提高作品质量的隐藏功能。

1、文本框输入icon图标

不知道大家通常是通过那种途径插入图标的，据我所知，无非为三种，图标网站（easyicon、iconfont）下载插入，插件自带（美化大师插件）、自己绘制。

但你听说过文本框能够插入图标吗？

下面这些图标都是通过文本框输入的，而不是挨个插入的图标

那么该如何插入

首先点击插入文本框，此时字符工具栏就由灰变黑。

然后就选择插入字符，在弹出的字符框中，更改字体栏，输入“webdings”或者“windings”：winding2“，此时我们就可以找到很多图标了。

2、文字快速排版

PowerPoint可不是一个偏心的软件，既然有一键排版多张的功能，那肯定也少不了文字排版功能。

现在有这样一段文字，我们来用SmartArt给它排版：

首先，我们给每段正文加上项目符号，以区分正文和标题。

然后将鼠标放到文本框中，右键点击转换为SmartArt命令，选择一个符合文字逻辑的图形（这里我选的第一个图形）。

得到下图：

最后再调整为喜欢的颜色即可。

3、增加撤销步数

PPT默认撤销步数为20步，若需要更改撤销步数可点击文件——选项——高级进行更改。

（增加撤销次数最大值150次）,如图。

4、快速对齐

对齐是高大上的秘诀，要做好排版，第一步就是务必要做好元素间的对齐，这可能需要大家有点强迫症。

很多小伙伴也表示，我知道要对齐，但是元素太多，一个个对齐太麻烦了。

其实PPT内置了快速对齐工具，可以很快速的完成多个对象的对齐和排列。

在格式-对齐这里就能看到我们所有的对齐命令，有左对齐、居中对齐、右对齐、顶端对齐、底端对齐等。

5、截图/录音/录屏

我们在制作PPT或者使用电脑的时候经常需要对某些内容进行截图，也会经常的用到一些录音和屏幕录制的工具。

其实这些功能都能用PPT来搞定。

屏幕截图支持整屏截图，当然也可以通过屏幕剪辑选项对部分内容截图。

屏幕录制功能支持自定义录制区域，是否录制音频和指针。

录音功能也非常给力。

6、Word一键生成PPT

当我们需要根据Word文档制作PPT的时候，有一个非常方便的功能，可以把文档一键生成PPT，并且PPT会自动分页。

转换之前，先打开Word，设置一下文本格式。

点击视图——大纲，进入大纲视图。

按住Ctrl键，选中所有标题，设置文本为1级，同理，再设置所有正文为2级。

设置完成后保存文档，关闭。

打开PowerPoint软件，在开始菜单中点击新建幻灯片——幻灯片（大纲）选项。

然后从弹出的文件夹中选择刚刚保存的文档，点击确定。

文本就自动导入到每一页幻灯片中了。

当需要导入的内容很多的时候，这个功能就非常实用了。

看了PPT这么多隐藏功能，那就一起来看看PPT的“外挂”，可以帮你瞬间就完成一份高逼格的PPT，怎么办？

这里就要表白下演翼这款软件

它是一款酷炫PPT主题播放器

它能一键为PPT替换各种风格的3D主题，并提供酷炫的转场效果，让PPT的视觉效果瞬间爆表

它轻松适配各类应用场景及演示需求，非常适用于商业产品介绍的PPT演示

足以媲美好莱坞大片的播放效果，一步到位，帮你省去找图、修图、排版、动画制作的繁琐步骤，让PPT的视觉效果瞬间爆表。

1、大纲：首先要明确做的PPT的主题，根据主题先要有一个大纲。

2、主题：首先介绍一下主题，然后在这个主题之下展开介绍几个方面，最后总结与展望。结语要写谢谢，这是最基本的礼貌。

3、布局：PPT要想做的美观，首先要布局好看。要多参考别人做的PPT，从中学习。

4、内容：PPT页数不需要太多，内容也不需要太多。PPT内容太多，容易让听者把注意力都放在PPT上，而忽视了讲解者。

5、逻辑：PPT要有清晰、简明的逻辑，所以最好就用并列或递进两类逻辑关系。一定要通过不同层次"标题"的分层，标明整版个PPT逻辑关系。