英语邮件的格式及范文

相信大家在写英文邮件的时候会在文本格式方面有所苦恼，而好的邮件格式可以说是会面前或一种给人第一印象的最初评判标准，所以了解好邮件的正确或规范的格式是非常有必要的。以下是我为大家带来英语邮件写作格式及 范文 ，以供大家参阅!

目录

英文邮件写作格式

英文邮件写作常用语

英文邮件写作范文示例

英文邮件写作格式

一、主题

主题(Subject)框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings;长的可以是一个名词性 短语 ，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。

YES：Supplier training

NO：professional trainees from sister company should abide by rule of local company(太长)

主题框的内容切忌含糊不清。

NO：像News about the meeting 这样的表达，

YES：应改为Tomorrow's meeting canceled。

一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。

YES：New E-mail Address Notification;Detailed calculation

NO：detailed calculation

视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI(For Your Information，供参考)，如：URGENT：Submit your report today!

二、称呼

1、E-mail一般使用非正式的文体，因此正文(Body)前的称呼(Salutation)通常无须使用诸如Dear Mr John之类的表达。在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。YES：Tommy，或者Mr Smith。

2、称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。如：

Jimmy,

I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday

Best,

David

3、人家的名字千万不要错,老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶 同样, 头衔都不要错 头衔或学位,任择其一吧以下是一样的: Howard E Wyatt, Dr Howard E Hyatt

4、多过一个男人,用Messrs,就是Misters的意思,不过不要跟名字,跟姓就行啦

YES: Messrs Smith, Wyatt, and Fury 。女人呢 YES：用Mesdames, Mmes, or Mses 同样不要跟名字 例子: Mses Farb, Lionel, and Gray 。男女一齐呢 弄清楚称呼就行例如: Dr and Mrs Harold Wright ;Mr Harold Wright and Dr Margaret Wright ;Mr and Mrs Harvey Adams-Quinn 。

5、有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔,有时大头不知道对方头衔,干脆用Ms算了 Ms Sarah Gray

6、职衔短可以一行过,长就下一行吧例如:

Ken Green, President /Ken Green /Vice President of International Operations

NO：Ken Green /Vice President of Unicom China

YES： Ken Green /Vice President, Unicom China

7、老外的名字有时有Jr 或 Sr,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不要笑人:

YES：Michael J Smith, Jr /Michael J Smith Sr

8、用人家的名字总好过人家的头衔称呼 如果没有名字,或者是很正规信的信件,可以考虑这些：

Dear Committee Member:

Dear Meeting Planner:

Dear Colleagues: To All Sales Reps:

To Whom It May Concern:

Dear Sir or Madam:

Dear Madam or Sir:

Dear Purchasing Agent:

如果是全公司：

YES： Gentlemen or Ladies: Ladies or Gentlemen:

9、有时见到人家用冒号就说人家错,其实也未必啊,看:

YES：Dear Mr Jones: (非常正规) Dear Joan:

Dear Jim, Jim, (非正规)

三、结尾部分

A、书信的结尾致意要留意,弄清大家的关系才选择用词,例子:

1、 Very Formal非常正规的(例如给政府官员的)

Respectfully yours, Yours respectfully,

2、 Formal正规的(例如客户公司之间啦)

Very truly yours, Yours very truly, Yours truly,

3、 Less Formal不太正规的(例如客户)

Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially,

4、Informal非正规的(例如朋友,同事之类)

Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you ne_t week!

有时在we, I, and you之间选择是很烦的事-- 如果是公司代表联络生意之类,可以用: We will reimburse you for these legal e_penses Sinopec will reimburse you for these legal e_penses 如果单纯说你自己,可以用: I found the brochure very informative 有时可以一起用啦: We are pleased to offer you the position of sales director, and I am looking forward to our Tuesday morning meeting

那么I和you呢好烦好烦一般来说,收信人的利益比较重要,名义上都要这样想给人尊重的语气就一般不会错了 多用you有时会有隔阂的感觉

You will be pleased to learn that you have been selected to serve on our advisory board Your prompt response will be appreciated (好像欠你一样)

I am pleased that our board has selected you as the best qualified candidate to serve on our advisory board I hope you’ll agree to serve (这就友善多了)

Your book was well written and comprehensive (不用你来判断我呀~~)

I thoroughly enjoyed your book and found an answer to every one of my questions about performance appraisals (客气一点,人家受落)

总之,语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度

B、信尾客套话(Complimentary close)通常也很简明。常常只须一个词，如：'Thanks'，'Best'，'Cheers'，不需要用一般信函中的'Sincerely yours'或'Best regards'。

C、签名：不要把Mr, Ms, Mrs, Dr之类一起签,人家会笑你的 签名也看信件的语气给朋友或公司客户,签Bill也可以,给陌生人就最好用Gates或者Bill Gates啦

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英文邮件写作常用语

附件是……，请参阅。

Please kindly find the attached ……

Attached please kindly find the ……

Enclosed is the ……, please kindly find it

Attached you will find……,

我已经收到您的邮件。

I have received your email (yesterday/last week/this morning……)

Your email has been received

非常感谢您的回信。

Thanks very much for your early reply

Thank you for your email

我明白您的意思。

I know what you mean

I understand what you mean

Got it (_ 非常口语化，适合于关系很熟悉的同事朋友之间。)

我不太明白您的意思。

I do not quite understand what you meant

I have some problem understanding what you meant

您能具体解释一下么您能在说的清楚一点么

Could you please put it in a clearer way

Could you please e_plain it in detail

Could you please further e_plain it

What do you mean e_actly by saying……

如有问题，请随时和我联系。

Contact me if you have any problem

If there is any uncertainty, feel free to contact me

Call me if you have any problem

如有建议，请指出。

Please let me know if anything needs to be improved

Your advice/suggestion will be greatly appreciated

我会进一步修改/检查的。

I will further modify it

I will further check it

一旦确认，我会立刻/第一时间通知您的。

Once confirmed, I will let you know immediately

Once confirmed, I will notice you ASAP (_ ASAP=as soon as possible 尽快)

希望尽快得到您的回复。

I’m looking forward to your early reply

Your promote reply will be greatly appreciated

Your early reply will be highly appreciated

谢谢。

Thanks a lot

Thank you very much

Many thanks (_ 用于关系熟悉的同事朋友间。)

希望您一切都好/万事如意。

I hope everything goes well with you

I wish you all the best

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英文邮件写作范文示例

英文邮件范文1

My family

Hello, I’m ___ I have a very happy family

My mother is a worker How old is she Guess! She’s thirty-five, she like zebras On Saturdays and Sundays, she likes swimming She doesn’t work on Saturdays and Sundays

My grandfather and grandmother likes running on Saturdays and walking on Sundays They like ducks, but I don’t I like horses very much In the evening, we watch TV Some times I listen to music But my mother, grandfather and grandmother doesn’t, they like reading

I love my happy family very much Do you like my family

yours ___

英文电子邮件范文2

Dear Adrienne,

Welcome to our Team!

It is a pleasure to welcome you to the staff of KC Electronics We are e_cited to have you join our team, and we hope that you will enjoy working with our company

On the first Monday of each month we hold a special staff lunch to welcome any new employees Please be sure to come ne_t week to meet all of our senior staff and any other new staff members who have joined us this month Alice Peters will e-mail you with further details

If you have any questions during your training period, please do not hesitate to contact me You can reach me at my email address or on my office line at 340-2222

Warm regards,

Jackie

Jackie Morris, Sales Manager

jmorris@kcelectronicscom

Tel: 340-2222

英文电子邮件范文3

Dear Mr/Ms,

Mr John Green, our General Manager, will be in Paris from June 2 to 7 and would like to come and see you, say, on June 3 at 200 pm about the opening of a sample room therePlease let us know if the time is convenient for you If not, what time you would suggest

Yours faithfully,

尊敬的先生/**

我们的总经理约翰格林将于六月2日到7日在巴黎，有关在那开样品房的事宜，他会于六月3日下午2：00点 拜访 您。

请告知这个时间对您是否方便。如不方便，请建议具体时间。

您诚挚的

英文请假邮件范文4

Dear Mr / Mrs,

Because I will have to return to to my university for my dissertation reply and some other things related to my graduation, I want to ask you for a leave on May 20,21 24 to 27

Sicerely hope you can give me the permission as soon as possible

Best wishes

Sincerely Yours,

_iao Wang

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信头写在信纸的右上角。称呼写在信头之下，从信纸的左边开始。信的正文从称呼的下一行到结束语前，第一段顶头写。结束语常用Yours sincerely，Yours ever，或者Yours等。签名写在结束语的下面。

格式

1、信头，指发信人的姓名（单位名称）、地址和日期，一般写在信纸的右上角。

2、日期的写法：如：1997年7月30日，英文为：July 30，1997（最为普遍）； July 30th，1997；

3、称呼：是写信人对收信人的称呼用语。位置在信内地址下方一、二行的地方，从该行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号（英式），也可以用冒号（美式）。

4、正文位置在下面称呼语隔一行，是信的核心部分。

5、结束语在正文下面的一、二行处，从信纸的中间偏右处开始，第一个词开头要大写，句末用逗号。

翻译如下：

英语电子邮件写给同学格式如下：

Dear

XXX(同学的名字),

(正文）从称呼的下一行第一段顶边写从第二段起每段第一个词都缩进3或5个字母

yours

sincerely

,

XXX(自己的名字)(这里是签名：指发信人签名写在结束语的下面,稍偏右)

英文写email格式模板：

1、信头（heading）

指发信人的姓名（单位名称）、地址和日期，一般写在信纸的右上角。

2、日期的写法：

如：1997年7月30日，英文为：July 30，1997（最为普遍）；July 30th，1997；30th July，1997等。1997不可写成97。

3、信内地址（inside address）：

在一般的社交信中，信内收信人的地址通常省略，但是在公务信函中不能。

4、称呼（salutation）：

是写信人对收信人的称呼用语。

5、正文（body of the letter）：

位置在下面称呼语隔一行，是信的核心部分。因此要求正文层次分明、简单易懂。和中文信不同的是，正文中一般不用hello！（你好！）正文有缩进式和齐头式两种。

以英文电子邮件为例，格式如下：

1、Mr/Miss+ Last name。

2、Hello, I am first name + last name(名和姓) Nice to meet you。

3、I am reading your article/book, 书名(斜体) I am a great fan of it。

4、I like it very much 之后谈谈你喜欢的部分 如主题,内容等。

5、I am looking forward for your answers Thank you。

6、Best wishes/Regards。

7、Yours sincerely。

8、名姓。

日期的写法：

如：1997年7月30日，英文为：July 30，1997（最为普遍）， July 30th，1997，30th July，1997等，1997不可写成97。

信内地址（Inside Address）：

在一般的社交信中，信内收信人的地址通常省略，但是在公务信函中不能，将收信人的姓名、地址等写在信头日期下方的左角上，要求与对信头的要求一样，不必再写日期。

英文邮件格式包括以下五部分：

①写信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。

②标题。

③称呼、开头、正文、结尾句。

④礼貌结束语。

⑤写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等。

邮件的目的是为了有效地沟通。因此，除了运用正确的格式以外，在写作过程中还需要注重“效率”二字，遵守以下七个准则：clarity清楚，conciseness简洁，concreteness具体，correctness准确，courtesy礼貌，completeness完整，以及consideration周到。

邮件范文：

15 Huaihai Street

Shanghai，China

Feb 6th，XX

Peter Brown

22，Blachpool Road（可以省略）

Sydney 2140

Australia

Dear Peter

Iam very glad to hear from you______________________

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I must stop writing now，as I have a lot of work to do

Best wishes to you！

Sncerely yours，Wang Xiaolan