寻求成功人士的计划表、日程表等

合理安排时间

集中精力在能获得最大回报的事情上；别花费时间在对成功无益的事情上。

一 不要沉湎于过去

目前是一个令人苦恼的时代。许多人都在等待机会，希望将来出现对他们有利的光明前途。其他人则希望时间能倒流，回到以前那种“美好的古老时光”中，当时理发只要2 分钱，空气也清新宜人，生活简单而舒服。

今天，如果你拿起报纸，翻到社论版，你可能会看到象以下这样的东西：

这个世界对我们来说，太大了。太大的变化，太多的犯罪，太多的暴力与刺激。你全力以赴，却总是落在人后。不断地遭受压力，想要跟上别人然而，到头来，你将迷失方向，科学上的发现及发明不断地推陈出新，令你惊愕不已，不知所措。政治界的变化如此之大，你虽然努力要记住谁上台了和谁下台了，却徒劳无功。一切事情都使人承受着沉重的压力。人类再也无法承受更多的压力了。

这篇社论，读起来就象是上周或昨天晚上才写的。但事实上，它却是写于150 多年以前。刊登在1833 年6 月16 日的《大西洋日报》上。那正是许多人所谓的“美好的古老时光”。

对你我来说，这有什么意义呢？我们能从这里面学到什么呢？我相信，这篇简单、不完整的社论，虽然已有150 多岁了，却能教导我们明白一项成功秘诀。

拿破仑·希尔在美国各地高中学校的研讨会及毕业典礼上演讲时，总喜欢把学校外面的真实情况告诉学生。并向他们说，我们不会在将来“熔毁”

或被“炸成灰烬”，这些将成为我们明日领袖的年轻一代，似乎并不相信他的说的话。拿破仑·希尔告诉他们：“你们是我们历史上最幸运的人，他们一年看到的变化，比我们的祖父一生所看到的还要多。所谓的“美好的古老时光”事实上并不象大家所说的那般美好。”他们听到拿破仑·希尔这些话，眼睛瞪得好象铜铃那般大。

拿破仑·希尔向这些美国年轻人解释所谓“美好的古老时光”，就是第一次和第二次世界大战，以及朝鲜战争期间的那些日子。拿破仑·希尔谈到在本世纪之初，马匹因为染上霍乱，而在纽约街头暴毙的情况。

拿破仑·希尔告诉他们：“在那些古老的日子里，我们总是用一个大木桶洗澡，用的是在烧炭或烧煤的炉子上加热的热水。在那些古老的美好岁月里，我们洗澡的水就是在我们之前洗澡的人所留下来的同一桶热水。如果在你前面洗澡的是你的叔叔，而且——命运很会作弄人的——他是一位养猪的人，那么，你的衣领不会留下一圈污垢，反而你的身体会留下一身污垢，愈洗愈脏。在那些美好的古老的岁月里，流行小儿麻痹、白喉以及猩红热等可怕的疾病。那时候的人从来就不曾听过沙克疫苗这种东西。在40 年代以及50 年代初期，在酷热的夏季里，我们竟然不敢到社区游泳池游泳，或是去**院，因为我们担心会感染小儿麻痹症，以至半身不遂、残废，甚至死亡。”

当拿破仑·希尔这样告诉这些年轻人时，他们甚至不知道他究竟在说些什么。

他们也从未听说过，在大战期间实行配给制度，必须在汽车挡风玻璃上贴上A、B 或C 的贴纸，凭这些纸条在每个月内购买几加仑的汽油。

拿破仑·希尔向他们出示1857 年11 月13 日，《波斯顿环球报》的头条标题，结果他们都看傻了。这个标题是这样子写的：《能源危机如火如荼》，下面的小标题则写着：《全世界将陷入黑暗？鲸油短缺》。同时向这些美国高中孩子描述一个典型的美国家庭当年在那个阴沉、冰冷的11 月早晨，一眼看到这个头条标题时的反应情景。“嗨，玛莎，”那位男士可能会这样向他的妻子大叫：“你看到报纸了吗？我们已经遭遇了有史以来最严重的能源危机了。”

这些孩子开始了解，并过于强调这个世界的黑暗面。从他们的父母、老师以及朋友们的抱怨方式来看，仿佛这个世界愈来愈糟了。他们问拿破仑·希尔有关核子毁灭以及核能发电厂的问题。拿破仑·希尔十分诚实地加以回答。

日本十分依靠核能发电，苏联所需的电力，将近60％来自核能发电厂。拿破仑·希尔本人则盼望这个世界能赶快进入镭射融合时代，因为目前的核子分裂发电比较危险。拿破仑·希尔同时也相信，著名新闻播报员保罗·哈维对能源的看法是正确的。他说：“如果使用电力的第一种产品是电椅，那么，我们今天甚至不敢插上我们的烤面包机插头。”我们回头到历史中去寻找时，可以得知最坏的时代，也能发现最美好的事物。这完全要看我们所要寻找的是什么。

成功的秘诀就是：抓住现在，不要沉湎于过去每一代的人都会哀叹他们那一代生活在历史上最困苦的环境下，他们只要抱怨这个残酷的世界，并且把头埋在沙中，就永远不需要卷起袖子来解决属于他们自己的问题了。他们可以把问题归咎于长辈或政府，然后大玩美国现在最流行的新游戏——“捉迷藏”。在这种游戏中，每个人都要拼命奔跑并且躲藏起来，被捉到的人只好当倒霉的“鬼”，然后再去找另一个人来代替他。

拿破仑·希尔对年轻朋友发表演讲，或在研讨会上，总要对这些明天的领袖说：“所谓‘美好的古老时光’就是今天，因为这才是我们生活的日子，也是我们在历史上唯一生存的一段时间。这是属于我们的时代。我不曾向你们描绘美好的一面，也不曾向你们诉说悲惨的一面。我不会向你们灌输过度的乐观思想。只是要告诉你们，生活中的变化是无法避免的。”

那么如何抓住今天呢？我们要心存这样的信念：

就在今天，我要开始工作

就在今天，我要拟订目标和计划

就在今天，我要考虑只活今天

就在今天，我要锻炼好身体

就在今天，我要健全心理

就在今天，我要让心休息

就在今天，我要克服恐惧忧虑

就在今天，我要让人喜欢

就在今天，我要让她幸福

就在今天，我要走向成功卓越

二 制订先后顺序

所有功成名就的人都会为自己的待办事项制订优先顺序。

《世界主义者》的编辑海伦·格利·布朗，随时会在桌上放着一本杂志。

每当她受到利诱，想挥霍时间去做对《世界主义者》没有直接贡献的事情时，看一眼那本杂志就可以帮她回到正轨。布朗说：“你可能非常努力工作，甚至因此在一天结束后感到沾沾自喜，但是除非你知道事情的先后顺序，否则你可能比开始工作时距离你的目标更远。”

你必须了解，你的日程表上的所有事项并非同样重要，不应对它们一视同仁。这是很重要的一点，也是很多将成为时间策略专家的人会误入歧途的地方：他们会尽职地列出日程表，但当他们开始进行表上的工作时，却未按照事情的轻重缓急来处理，而导致了成效不明显。

标出急需处理事项的方法有：一、限制数量；二、制成两张表格，一张是短期计划表，另一张则是长期优先顺序表。你可以在最重要的事项旁边加上星号，A、B、C 等英文字母，或数字1、2、3。

在确定了应该做哪几件事之后，你必须按它们的轻重缓急开始行动。大部分人根据事情的紧迫感，而不是事情的优先程度来安排先后顺序的。这些人的做法是被动的而不是主动的。成功人士不能这样工作。如何按优先程度开展工作呢？以下是两个建议：

（一）每天开始都有一张先后表

伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普承认曾会见过效率专家艾维·利。

会见时，利说自己的公司能帮助舒瓦普把他的钢铁公司管理得更好。舒瓦普承认他自己懂得如何管理但事实上公司不尽如人意。可是他说需要的不是更多知识，而是更多行动。他说：“应该做什么，我们自己是清楚的。如果你能告诉我们如何更好地执行计划，我听你的，在合理范围之内价钱由你定。”

利说可以在10 分钟内给舒瓦普一样东西，这东西能把他的公司的业绩提高至少50％。然后他递给舒瓦普一张空白纸，说：“在这张纸上写下你明天要做的6 件最重要的事。”过了一会又说：“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”这花了大约5 分钟。利接着说：“现在把这张纸放进口袋。明天早上第一件事是把纸条拿出来，作第一项。不要看其他的，只看第一项。着手办第一件事，直至完成为止。然后用同样方法对待第二项、第三项直到你下班为止。如果你只做完第五件事，那不要紧。你总是做着最重要的事情。”

利又说：“每一天都要这样做。你对这种方法的价值深信不疑之后，叫你公司的人也这样干。这个试验你爱做多久就做多久，然后给我寄支票来，你认为值多少就给我多少。”

整个会见历时不到半个钟头。几个星期之后，舒瓦普给艾维·利寄去一张25 万元的支票，还有一封信。信上说从钱的观点看，那是他一生中最有价值的一课。后来有人说，5 年之后，这个当年不为人知的小钢铁厂一跃而成为世界上最大的独立钢铁厂，利提出的方法功不可没。这个方法还为查理斯·舒瓦普赚得1 亿美元。

人们有个不按重要性顺序办事的倾向。多数人宁可做令人愉快的或是方便的事。但是没有其他办法比按重要性办事更能有效利用时间了。试用这个方法一个月，你会见到令人惊讶的效果。人们会问，你从哪里得到那么多精力？但你知道，你并没有得到精力，你只是学会了把精力用在最需要的地方。

（二）把事情按先后顺序写下来定个进度表

把一天的时间安排好，这对于你的成功是很关键的。这样你可以每时每刻集中精力处理要做的事。但把一周、一个月、一年的时间安排好，也是同样重要的。这样做给你一个整体方向，使你看到自己的宏图，有助于你达到目的。

每个月开始，都坐下来看本月的日历和主要任务表。然后把这些任务填入日历中，再定出一个进度表。自从这样做之后，你就不会无意中错过一个最后期限或忘记过一项任务。

三 写出你的目标

想知道做事的优先顺序，最重要的就是这一个问题：是否能帮助我达成人生的某些重要目标？有名的旅馆业者康拉德·希尔顿将他的成功全归功于目标的魔力。但在达成目标之前，希尔顿不只是写出他做事的优先顺序而已，以下就是他的故事。

经济萧条打击了希尔顿。自1929 年股市大崩盘后，没有人想要旅行，就算有，他们也不会住进希尔顿在20 年代中收购的那些旅馆。到了1931 年，他的债主威胁要撤销抵押权。不但他的洗衣店被典当，他甚至还被迫向门房借钱以糊口。在这潦倒之际，希尔顿偶然看到了沃尔多夫饭店的照片：6 个厨房、200 名厨师、500 位服务生、2000 间房间，还有附属私人医院与位于地下室旁的私人铁路。他将这张照片剪下来，并在上面写上“世界之最”。

希尔顿事后形容1931 年：“那段迷失而混乱的日子真是连想都不敢想。”

但那张沃尔多夫饭店的照片自此就保存在他的皮夹里，一直激励着他努力奋斗。当他再度拥有自己的书桌后，他便将照片压在书桌的玻璃板下，随时看着它。在事业渐有起色而且买了新的大桌子后，他仍把那张珍贵的照片放在玻璃板下面。18 年后，1949 年10 月，希尔顿买下了沃尔多夫饭店。那张照片使得希尔顿的梦想有了具体的雏形，让他有一件可以全力以赴的目标。那张照片就象是一张提示卡，如同格利·布朗放在桌上的杂志一样，不断地激励他们向目标迈进。

荷马·赖斯同希尔顿一样，也是一个因目标而成功的人。荷马·赖斯是乔治亚科技大学黄夹克队的常驻运动总监。因为赖斯的成就斐然，美国全国大学运动协会的同僚们以他的名字设立了一个奖项，每年颁发给全国最优秀的运动总监。

赖斯发迹于肯塔基的乡下中学，后来转到一间较大的中学，继续他的教练生涯。在那儿，他缔造了辉煌的记录：101 胜、9 负、7 平，7 季全胜，50场连胜以及连续5 年的冠军。之后他更上一层楼，当上了大学教练、专业教练和大学的运动总监。

他是如何做到的呢？一开始，赖斯读遍了所有能找得到有关成功的书，他发现许多书都建议读者写下希望达成的事：你的渴望、目标及梦想。年轻的赖斯教练便依样画葫芦，并且在旁边写出达成目标的日期，以及达成目标的计划。象奇迹一般，赖斯一步步地完成了他所订下的目标。他对这种结果非常满意，因此也教他的队员们这么做。多年以来，他仍乐此不疲。

赖斯有时会被激去发表演讲。有一次，他给同学们看一组3 乘5 大小的卡片，然后告诉同学们：“上面都是我的目标，一张一个，我都随身带着。

当我等着登机时，就会将卡片拿出来温习。而且真正的乐趣在于实现这些目标。”他相信目标应该要清楚而明确，而且每天至少大声念出两次，必有助于将这些目标融入潜意识里。他说：“有耐心、放轻松、保持信心；该是你的，自然跑不掉。”

四 制作一份可行的待办计划表并身体力行

（一）不要考验自己的记性

确定在熄灯前写下第二天的工作是个很好的建议，因为：

记下所有的工作后，你可以睡得安稳一些；否则的话，可能整晚你的脑子里都想着：“别忘了！别忘了！别忘了！”。

记下工作后，你的脑子才有时间去解决问题，而不只是记住问题。只要你能利用潜意识解决问题，你就会发现它的作用相当惊人。人脑就象是平行的处理器，幕前幕后的工作可以同时进行。一旦你写了一些东西下来。脑子就会将这些东西转移至幕后，然后在“不知不觉”中开始解决问题。

记下工作就表示你许下了承诺。如果一件事不值得记下来，大概也不值得做。

（二） 计划表应简单明了

别依赖随处涂鸦的纸片记录、桌上的即时贴，或是用胶水粘在冰箱上的字条。如果你的备忘字条七零八落，反而制造了很多遗忘事情的漏洞。

确定自己至少可以在同一个地方看到所有的待办事项，并且能检查其进度，这也许是在你随身携带的万用手册中，或是在电脑里。不论形式如何，都必须能随时更新内容，并且要放在随手可及的地方；必要时可以利用即时贴或便条作为额外的提醒媒介。但是要切记：别让它们变成主要的方法，否则你就犯了大错了。

如果你将计划表与约会记录放在一起，最好能在你的办公室或电脑中存档一份备份，以防其中一份遗失或失窃。办公室的那一份应该每天更新，这虽然只是举手之劳，却很有帮助。

（三）定期检查计划表

拿破仑·希尔认为，一定要定期检查计划表。

早上起床后的第一件事就是查看计划表。如果你确定要做的事都列在计划表上，而且每天固定检查计划表，你就绝不会因为“忘记”而没有完成任务。福布斯二世一直在他的书桌上放着一张记录重要事项的纸，这是他个人管理系统的中心：“每当我觉得进退两难时，我就会看看这张纸，确定使我动弹不得的事是否真的值得让我为难。”通常福布斯的纸上大约有20 件事，包括电话、信件，以及他必须口述的一小段专栏文章。他告诉我：“如果你没有一个固定的记事本记录你想做的事，事情永远都无法完成。”

这也是在管理其他事情时，非常有用的技巧。每当你分配工作给部属时，你应该确定他们会将你所交代的事情记在计划表上。在之后的会议中，也要请他们带计划表来开会，并以此作为进度报告的根据。如此一来，你就可以确信你指派的工作不会被遗漏。

在工商企业或社会中，没有多少特质比“可靠”更重要了（我必须承认，少数人已经成功地误导别人，使他们相信自己是粗心而且没有组织的人，所以可以“随便”忘记他们不想做的事）。经理喜欢指派工作，以便他们能专心去做其他的事情；策划会议或社会交活动的人，也都希望那些与会者不会将出席时间忘得一干二净。

（四） 限制计划表上的项目

你的计划表范围应该广泛，但绝不能象百科全书，否则你很可能会力不从心。

玛丽·凯·阿什曾在创办玛丽·凯化妆品公司初期听到的一则有关查尔斯·施瓦布（美国一家数一数二的钢铁公司总裁）的故事。一名企管顾问艾·维·李对施瓦布说：“我可以教你如何提高公司的效率。”施瓦布问：

“费用是多少？”李说：“如果无效的话，免费；但如果有效，希望你能拨出公司因此省下的费用的1％给我。”施瓦布同意说：“很公平。”

接着施瓦布问李要怎么做，“我需要与每一位高级主管面对面谈10 分钟。”施瓦布答应了。李开始与所有高级主管会面，他告诉每一位主管：“在下班离开办公室前，请写下6 件你今天尚未完成，但明天一定得做的事。”

主管们都同意这个主意，并在开始实行这个计划后，他们发现自己比以前更专心了，因为有了这张表，他们会努力完成表上的事情。不久之后，公司的生产力有了显著的改善，几个月后，因为效果惊人，施瓦布开了张35，000美元的支票给李。

玛丽·凯说：“当我听到这个故事后心想，如果这个方法对施瓦布而言值35，000 美元，对我也会有同样的价值。”因此，她开始在每天下班前写下6 件明天要做的重要事情，而且也鼓励业务员这么做。今天的玛丽·凯化妆品公司拥有二十多万业务员，印制了上百万份的粉红色小便条本，每一张便条纸上写的都是：“我明天必须做的6 件重要事项。”

（五） 在计划项目旁标注日期与时间

拿破仑·希尔认为，时间日记并不总是灵丹妙药，只有真正下决心完成计划表上的事，时间日记才能起到大的作用。而下定决心的最好办法就是制订完成计划表上每项工作的时间。

大多数人的工作日记只是用来记录会议和约会，拿破仑·希尔则是利用以半小时做划分的工作日记规划工作及约会。如果你只将访客和会议记录下来，一旦你的工作日记上没有任何记录时，似乎你一整天都有空接待访客。

其实，这就大错特错了。重要的工作和访客、会议一样，都应该全部记录下来，拿破仑·希尔认为，只有在备忘录上将工作时间安排好后，才能真正完成这些工作。”

（六） 如果你是经理，考虑帮你的部属制作日程表

苏珊·泰勒是《菁华》杂志的主编，她就象大多数成功的主管一样，也规划自己的计划表；除此之外，她还帮部属制作日程表。通常一到周末，泰勒便躲到新英格兰的度假区去思考企划案、读文章、理清思绪；当她星期一回到办公室，总会带着重要人员的日程表，上面有指派给每一个人的工作。

应优先须知的事会有红色的记号，应第一优先做的事则有两个记号。完成工作所需要的资料，例如名片或相关信件等，都会附在日程表上。

拿破仑·希尔手下一位善于利用时间的经理则将部门的日程表写在白板上，这样让他们可以在必要时改变事情的优先顺序，而且也让下属知道他如何看待一件企划案的重要性。

（七）制作长期计划表

许多善用时间的成功人士都会规划长期计划表。

在一次全国性业务员会议中，有记者问一位首席业务员，他最重要的销售策略是什么，他说：“我的每月日程表”——他必须事先知道一个月后有哪些重要的客户需要拜访而预做准备，还有些人甚至会预估他们长期计划表上的每一个计划需要花多少时间完成，然后再利用这些周计划、月计划，甚至年计划表来制作每日计划表。

黛博拉·沙蓝是《薪水阶级》月刊的主编，以归档的方式规划她每月与每年的时间。每月的前两周固定是写评论的时间，沙蓝说：“除非是很难得的机会，否则在这两个星期中，我不会接受演讲的邀请。如果我在这段时间中做了其他的安排，我也会带着手提电脑，以便在办公室外也能工作。”第三、四周则规划为其他活动时间，例如演讲，下旬则是她回复谢函、做公关联络并且计划未来的时间。她总是预先计划未来一年的工作：几个月写书，几个月开研讨会，其余一两个月则用来尝试新奇的事物。沙蓝利用这种方式创造了惊人数量的作品，而且在同行中还有众多忠心的拥护者。